Bereits vor der Anreise fand ein zweistündiges Online-Treffen mit den sechs japanischen Jugendlichen, ihrem Gruppenleiter sowie den Verantwortlichen des Judozentrums Heubach statt. Aufgrund der Zeitverschiebung begann die Videokonferenz um 9.00 Uhr deutscher Zeit und um 16.00 Uhr in Japan.
Während des Treffens lernten sich die Teilnehmenden gegenseitig kennen, tauschten sich über das bevorstehende Programm aus und klärten offene Fragen sowie persönliche Wünsche. Das Online-Treffen trug wesentlich dazu bei, erste Kontakte zu knüpfen und die Vorfreude auf den gemeinsamen Austausch weiter zu steigern.
