Dem Austausch gingen mehrere Vorbereitungstreffen voraus. Den Abschluss bildete eine Informationsveranstaltung im Anschluss an den Rosensteinpokal.
Gerald Kölblinger, der selbst viele Jahre in Japan gelebt hat, gab den Gastfamilien einen interessanten Einblick in die japanische Kultur sowie in die dortigen Gepflogenheiten und Verhaltensweisen. Durch seine persönlichen Erfahrungen konnte er viele Fragen beantworten und den Gastfamilien die anfängliche Unsicherheit nehmen. So blicken alle mit großer Vorfreude auf die gemeinsame Zeit mit ihren japanischen Gästen.
